O maior contingente de empresas do País começou a inserir, neste mês, informações trabalhistas na plataforma do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). As micro e pequenas empresas, integrantes do Simples Nacional, representam mais de 90% do total de empreendimentos do País e puderam dar início à primeira fase do eSocial, que compreende o cadastro do empregador e as tabelas, no dia 10 de janeiro.

Formado ainda por pessoas físicas com empregados, produtores rurais e entidades sem fins lucrativos, esse grupo deve representar uma explosão no número de acessos à plataforma. O governo calcula em 2,4 milhões o número de novas adesões para o envio de informações por meio do sistema.

A fim de facilitar o acesso desse grupo, desde o dia 21 de janeiro, a Receita Federal passou a permitir a geração do código de acesso com o título de eleitor diretamente no portal do eSocial. Antes, ele tinha de ser gerado com certificado digital.

O auditor-fiscal da Receita Federal em Santo Ângelo e integrante do Grupo de Trabalho do eSocial no Rio Grande do Sul, Ely Eduardo Lemos de Azevedo, lembra que tanto aquelas organizações já existentes quanto as que forem criadas daqui para frente têm de realizar o cadastro no eSocial. Para facilitar o acompanhamento de todas as exigências do Fisco e das entidades governamentais que têm acesso aos dados, foram criadas fases para a realização de cada etapa do processo.

Para Azevedo, segui-las é fundamental para não incidir em erros no envio das informações. "Também indicamos que ninguém deixe para agrupar os documentos e informações cobrados em cada fase na última hora", orienta o auditor-fiscal.

Cada grupo tem quatro fases para a transmissão eletrônica de dados. Na primeira, devem ser comunicados os eventos de tabela, que são os cadastros do empregador mais o envio de tabelas. A segunda etapa abrange os eventos não periódicos - dados dos trabalhadores e seus vínculos com a empresa. A terceira fase compreende os eventos periódicos, que são as informações sobre a folha de pagamento. E, por fim, na última fase, são exigidas informações relativas à segurança e à saúde.

O eSocial é o instrumento criado pelo governo para unificar as informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, com o objetivo de padronizar o sistema, evitar fraudes e extravio de informações. Por meio do eSocial, os empregadores comunicam ao governo federal, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores.

O envio de dados ao eSocial substitui o preenchimento e a entrega de formulários e declarações separados a cada ente. A obrigatoriedade de utilização desse sistema para os empregadores é regulamentada por Resoluções do Comitê Diretivo do eSocial, conforme o Decreto nº 8.373/2014.

Azevedo destaca que o eSocial é um projeto de conformidade que visa diminuir a burocracia no País. "Nessa nova fase, todos os empregadores que fazem parte do grupo 3 terão diminuição na burocracia. Pode ser que demore um pouco, assim como demorou para os médios e grandes empresários, para eles sentirem os efeitos positivos dessa mudança", salienta o auditor-fiscal.

Uma série de obrigações acessórias que até então tinham de ser prestadas isoladamente serão transmitidas apenas via eSocial. Por meio desse canal, os empregadores passarão a comunicar ao governo, de forma unificada, 15 obrigações como a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP), o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT (Caged), a Relação Anual de Informações Sociais (Rais), o Livro de Registro de Empregados (LRE), Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), Comunicação de Dispensa (CD).

Também fazem parte a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP), Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), Quadro de Horário de Trabalho (QHT), Manual Normativo de Arquivos Digitais, Folha de Pagamento, Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) e Guia da Previdência Social (GPS).

Produtores rurais de todos os portes têm de aderir ao sistema

Os produtores rurais estão obrigados a aderir ao eSocial, independentemente do fato de terem empregados ou não, e são o grupo que mais gera preocupações. A Receita Federal e as entidades de classe têm alertado sobre a importância de buscar o auxílio de um profissional capacitado para garantir a segurança nos envios de informações e entrar em conformidade.

Antes mesmo de iniciar a transmissão de dados no eSocial, os produtores rurais devem fazer a migração do Cadastro Específico do INSS (CEI) para o Cadastro de Atividade Econômica Pessoa Física (CAEPF) ou a criação deste último (no caso daqueles que ainda não tivessem o CEI) através do portal eCAC da Receita Federal. "Já na primeira fase do eSocial, será exigido o cadastro das propriedades, que são as lotações tributárias, e cuja informação depende da realização prévia do CAEPF", salienta o auditor da RFB e integrante do GT do eSocial no Estado, Ely Eduardo Lemos de Azevedo.

O Grupo de Trabalho gaúcho tem realizado contato com entidades representativas do setor a fim de garantir que as informações cheguem, cada vez mais, ao interior do Estado, onde esses agricultores estão. "Mesmo os pequenos produtores têm de aderir ao eSocial. Conversamos com a Federação da Agricultura Familiar e nem mesmo eles imaginavam que o cadastro no eSocial independia do porte. Eles pensavam que eram apenas os grandes que tinham de fazer", diz o auditor da RFB.

Desde o início do trabalho de elucidação, Azevedo garante que o número de interessados em se regularizar aumentou. "No caso dos produtores rurais, estamos orientando que procurem seu sindicato, que, na maioria das vezes, conta com uma assessoria tributária, para que não tenham de investir em um certificado digital próprio. O certificado é necessário, mas pode ser feita uma procuração ao contador e evitar esse gasto", destaca Azevedo.

A intenção é fazer com que os produtores rurais, mesmo os de locais mais remotos, não percam as datas. "O mais relevante é alertar a todos que, por se tratar de um procedimento novo e obrigatório, é preciso, para a transmissão de dados ao eSocial, possuir um certificado digital em vigor", adverte o diretor de Certificação Digital da Serasa Experian, Maurício Balassiano.

Outra novidade para os produtores rurais que entra em vigor neste ano é a possibilidade de optar se o cálculo da contribuição para a Previdência Social de seus empregados será feito com base na folha de pagamentos dos trabalhadores ou da receita da comercialização da produção. A opção por uma das bases de cálculo tem de ser feita diretamente através do eSocial até 10 de abril de 2019. "Se optar pela tributação sobre a folha de pagamento, o adquirente da produção fica impedido de descontar o Funrural", salienta Azevedo.

Além dos produtores, as entidades sem fins lucrativos, mesmo aquelas sem empregados, também devem realizar cadastro no eSocial. Estão obrigadas todas aquelas listadas na Lei nº 13.019/2014 - o Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil.

"Isso inclui não só as Organizações Não Governamentais, mas também hospitais, templos religiosos, cooperativas, entre outros. O que vai diferenciar um de outro é a existência ou não de empregados", ressalta o especialista. Aquelas organizações que não possuírem trabalhadores a seu serviço devem transmitir, no início de cada ano, uma declaração sem movimento. Se na metade do ano, por exemplo, ela vir a contratar um funcionário, imediatamente deve inseri-lo no eSocial e passar a transmitir as informações normalmente.

Começa a terceira fase do programa

Em 10 de janeiro, também teve início a terceira fase do eSocial para empresas do segundo grupo, que faturaram, em 2016, até R$ 78 milhões e que não são pertencentes ao Simples Nacional. Nesta fase, devem ser enviados ao programa os eventos periódicos, que são aqueles cuja ocorrência tem periodicidade previamente definida.

"Esse grupo de eventos abrange as informações de folha de pagamento, portanto, é uma das fases mais importantes, que exigirá das empresas comprometimento e clareza no envio das informações de seus funcionários", afirma Luana Martin, analista de treinamento em departamento pessoal da Sage Brasil.

A folha de pagamento é um conjunto de informações que reflete a remuneração de todos os trabalhadores que estiveram a serviço do empregador naquela competência. Nela, estão os dados e valores de contribuições previdenciárias, depósitos fundiários e imposto sobre a renda retido na fonte de pagamentos realizados à pessoa física.

"Para uma implantação eficiente, o ideal é conhecer as configurações de preenchimentos técnicos e se adiantar nas entregas a fim de evitar o congestionamento de informações nos últimos dias", conclui a executiva.

Além disso, é recomendado que a organização não transmita a folha de pagamento antes de verificar se todos os eventos transmitidos ao eSocial retornaram com sucesso. Principalmente afastamentos e rescisões (S-2230 e S-2299). O retorno do protocolo com sucesso não é a garantia que a folha de pagamento está correta para fechamento mensal. Antes de enviar o S-1299, faça a conferência de INSS, IRRF e FGTS com os relatórios S-5001, S-500 e S-5003.

As empresas de médio porte definidas como segundo grupo do eSocial, cujo faturamento ficou entre R$ 4,8 milhões e R$ 78 milhões, e que não sejam optantes pelo Simples Nacional, iniciaram, em julho de 2018, o envio de dados pelo eSocial e tiveram até o final do ano passado para concluir o cadastro dos trabalhadores. Em janeiro, essas empresas tiveram de passar a incluir informações referentes às suas folhas de pagamento no sistema, os chamados eventos periódicos.

Ao final das etapas em que grandes e médias empresas tiveram de realizar o cadastro de empregados e seus dados, estima-se que aproximadamente 70% dos trabalhadores do País estejam registrados no eSocial.

O quarto grupo do eSocial é composto pelos órgãos públicos. Eles deverão iniciar o envio em janeiro de 2019.

Reajuste no salário-mínimo também deve ser informado

Com o reajuste do salário-mínimo em 4,162% a partir de 1 de janeiro, os empregados domésticos ou outras categorias que recebam o mínimo deverão ter seus contratos de trabalho alterados no eSocial para constar o valor de R$ 998,00. A alteração salarial não é feita automaticamente pelo sistema, devendo ser realizada pelo empregador, antes de encerrar a folha do mês.

Para os empregados que recebem salário superior ao mínimo, o reajuste deverá seguir o estipulado entre empregador e empregado no contrato de trabalho. Assim, poderá se dar em outra data e com outro percentual, a depender do que foi contratado.

Nos casos de férias, o empregador deverá, primeiramente, fazer a alteração salarial e, só então, registrar as férias, para que os novos valores sejam considerados no recibo e na folha de pagamento. Se o empregado estivesse iniciado férias em dezembro e ainda estivesse gozando o período em 1 de janeiro, a alteração deve ser feita com data de início de vigência após o retorno ao trabalho. De acordo com a Receita Federal, o sistema aplicará o reajuste normalmente na folha do mês de janeiro.

O eSocial aceita registros sempre respeitando a ordem cronológica. Caso tenha sido prestada alguma informação fora de ordem, é indicado excluir os eventos e voltar a informá-los na ordem correta.